5 Tips untuk Merampingkan Pencetakan Seluler dalam Lingkungan Cetak Terkelola
Pencetakan seluler selalu menjadi perhatian utama kami, tetapi senang membaca tentang perusahaan lain yang menangani masalah ini. Teman-teman kami di PaperCut menulis posting yang sangat informatif di Blog Basis Pengetahuan mereka yang menjabarkan lima tip hebat untuk merampingkan pencetakan seluler di lingkungan cetak terkelola. Kami memposting entri di bawah ini dan menurut Anda akan sama informatifnya dengan kami.
Lima tips untuk merampingkan pencetakan seluler di lingkungan cetak terkelola
Memperkenalkan iPad, iPhone, atau perangkat seluler/tablet lainnya dan ke dalam lingkungan jaringan Anda membuka serangkaian pertanyaan manajemen jaringan. Banyak organisasi merasa bahwa memasang perangkat ini ke dalam infrastruktur pencetakan yang ada merupakan tantangan.
Lingkungan cetak korporat dan pendidikan saat ini bukan lagi “sekelompok printer”. Pencetakan didukung dan dikoordinasikan oleh perangkat lunak manajemen cetak seperti PaperCut. Solusi manajemen cetak menawarkan fitur-fitur seperti:
- Cetak akuntansi, pelacakan, dan kuota cetak
- Pencetakan Fine-Me dan rilis cetak yang aman
- Popup sisi klien untuk mendukung:
- Mengalokasikan biaya cetak ke akun/proyek/departemen
Kebijakan cetak seperti menerapkan dupleks pada dokumen besar
Mendukung banyak fitur manajemen cetak canggih yang mengandalkan interaksi klien yang kaya ini sulit, atau terkadang bahkan tidak mungkin, pada perangkat seluler. Berikut adalah lima tip untuk membantu Anda merencanakan pencetakan dari perangkat seluler:
Tip 1: Pertimbangkan perangkat mana yang akan diekspos ke pengguna seluler
Pengguna menerima serangkaian opsi cetak sederhana di perangkat seluler mereka. Administrator sistem dapat memanfaatkan ini dengan memilih untuk hanya membagikan printer utama ke perangkat seluler. Misalnya, daripada berbagi setiap printer di organisasi, pilih satu set printer utama seperti "printer utama per lantai". Daftar singkat printer bersama akan mengurangi biaya administrasi Anda.
Tip 2: Serangkaian antrian baru dapat membantu
Antrean cetak Anda yang ada mungkin memiliki kebijakan cetak yang rumit seperti popup untuk mencegah pencetakan email, mencegah penggunaan warna dalam dokumen besar, atau memberlakukan pencetakan dupleks. Mungkin tidak mungkin pada perangkat seluler untuk mematuhi aturan ini. Cara sederhana untuk mengatasinya adalah dengan menyiapkan kumpulan antrian baru (menunjuk ke printer fisik yang sama) dengan kumpulan kebijakan/aturan yang disederhanakan. Antrean cetak baru ini, dikombinasikan dengan pelaporan dalam perangkat lunak manajemen cetak Anda, juga akan memungkinkan Anda melacak proporsi pencetakan yang berasal dari perangkat seluler.
Tip 3: Minimalkan alokasi biaya pekerjaan cetak
Banyak situs pendidikan dan organisasi profesional (pengacara, akuntan, firma teknik, dll.) memerlukan staf mereka untuk mengalokasikan biaya pekerjaan cetak ke departemen, proyek, atau klien melalui perangkat lunak klien popup. Mendukung alokasi biaya pada perangkat seluler bisa jadi sulit, membebani, atau tidak mungkin. Pertimbangkan untuk mengubah pengaturan perangkat lunak manajemen cetak Anda pada antrian cetak yang diatur untuk perangkat seluler sehingga biaya secara otomatis mengalokasikan akun logis daripada memerlukan popup (misalnya printer ini ada di ruang staf departemen Kimia sehingga kami akan mengalokasikan secara otomatis ke akun departemen Kimia ). Karena sebagian besar pencetakan dari perangkat seluler bersifat biasa, perubahan ini kemungkinan tidak akan memengaruhi pelaporan tingkat akun berbasis pekerjaan Anda secara substansial.
Tip 4: Manfaatkan konvensi penamaan printer
Pengguna seluler “berkeliaran” – itulah sebabnya mereka disebut perangkat seluler. Konsep printer default logis tidak ada. Anda memerlukan konvensi penamaan yang baik untuk mendukung pengguna memilih perangkat/antrean yang tepat. Pengenalan pencetakan seluler mungkin merupakan kesempatan yang Anda perlukan untuk menilai kembali konvensi penamaan antrean printer Anda. Jangan lupa untuk memeriksa panjang nama dan pastikan itu ditampilkan dengan baik di iPhone.
Tip 5: Rencanakan dengan hati-hati dan Anda masih dapat menggunakan pencetakan find-me
Pencetakan Temukan saya (juga disebut sebagai pencetakan Ikuti Saya atau Rilis Cetak Aman) adalah fitur di mana pengguna mencetak ke satu antrean global dan dapat melepaskan pekerjaannya dari perangkat apa pun. Pelepasan pekerjaan sering terhenti melalui gesekan kartu otentikasi atau perangkat lunak tertanam yang diinstal pada MFD. Solusi seperti opsi pencetakan seluler EFI yang mendukung otentikasi pengguna, jika dikonfigurasi dengan benar, dapat masuk dengan baik ke dalam pengaturan cetak Find-Me. Luangkan waktu untuk menguji penyiapan Anda dan pertahankan manfaat pencetakan temukan saya.